定款はこまめに最新化しましょう

会社変更登記において定款を提出する機会は少ない

・役員変更登記も、定時株主総会議事録に「任期満了により退任」と記載すれば、定款提出必要なし
・目的変更登記も定款提出不要
・本店移転登記、こちらも定款提出不要

よって、登記申請代理の依頼を頂いても、定款は見せてもらうものの、定款を清書して添付書面とする機会はあまりありません。

定款を紛失されている場合もある！

この場合、例えば本店移転であれば、定款の第〇条に、「千葉県〇〇市に本店をおく」という記載がある、と想定せざるを得ません。
△△市に本店を移転する場合は、株主総会議事録、株主リスト、取締役の決定書を作成し、
〇〇市内で移転される場合は、取締役の決定書のみを作成すれば足ります。

私にご依頼を頂ける会社は、１人株主、１人取締役のかたが多いので、問題はないように思います。
ただし、できるだけ速やかに定款を復活させる方法をいっしょに考えます。

定款の役員の任期は変更しておいた方が良いです

役員変更（辞任など）のご依頼を受けて、定款を拝見して、取締役の任期が２年なのに、もう８年も何もされていないのを発見してぎょっとすることがあります。
（１０年以上怠ると、こんどはみなし解散の対象になります）
選任懈怠、登記懈怠の過料のお話をさせていただきます。
そして、株主総会議事録を作成して、定款の取締役の任期を、会社の実情に合わせて、５年とか１０年に変更することをお勧めします。
ご依頼者は「株主総会」と聞くと大変に思いがちですが、１人株主やご家族数名株主の場合は、ハードルはものすごく低いです。
この場合、登記申請代理ではなく、株主総会議事録作成と定款の清書の報酬を頂いています。